Case study: Złe zarządzanie zespołem – jak w zniszczyć firmę w 3 krokach
19 października, 2020
Webinar: Szybkie czytanie i techniki pamięciowe dla dorosłych
2 listopada, 2020
Zobacz wszystkie posty

Zarządzanie zespołem – metody, które powinien znać każdy menedżer

To nie jest kolejny artykuł na temat zarządzania zespołem z serią porad, które wdrożysz w 10 minut. Umiejętności zarządzania zespołem pracowników nie opanujesz przechodząc przez prostą listę zadań do wykonania.To proces, którego możesz się nauczyć. Wymaga on jednak Twojej uwagi i zaangażowania.

Żeby zarządzać zespołem skutecznie potrzebujesz:

  • zestawu umiejętności 
  • wiedzy,
  • odpowiedniego podejścia (postawy)  oraaz
  • struktury, która pomoże Ci zrozumieć Twój zespół i jego potrzeby, a następnie zgrać to wszystko z celami firmy.

Ten artykuł pomoże Ci zacząć. Pokażę Ci co musisz zrobić, aby lepiej zarządzać zespołem pracowników w firmie, na co uważać i co monitorować. Zaczynajmy.

 

Zarządzanie zespołem pracowników – od czego zacząć?

Pamiętaj jako szef, kierownik czy menedżer pracujesz z ludźmi i dla ludzi. Żeby radzić sobie dobrze w tej strukturze musisz wiedzieć co się dzieje w zespole musisz nauczyć się pewnych wzorców postępowania, które pomogą Ci niemal automatycznie reagować na sytuacje.

Co znajdziesz w tym artykule:

 

Po Ci umiejętność zarządzania zespołem?

Po co Ci zarządzanie zespołem?Skoro czytasz  ten artykuł pewnie już to wiesz. Pozwól jednak, że sprawdzimy czy pasujesz do jednej z trzech grup:

Zarządzasz zespołem, ale czujesz, że możesz robić to lepiej

Może jesteś menedżerem już od kilku lat/kilkunastu lat, ale czujesz, ze zespołem można zarządzać w sposób uporządkowany. Możliwe, że mierzysz się w swoim zespole z oporem, konfliktem, brakiem komunikacji. Możliwe, że szukasz inspiracji bo sytuacja z COVID-19 zmieniła charakter Twojej pracy np. część zespołu pracuje zdalnie itp.

Właśnie otrzymałeś awans i zostałeś menedżerem / liderem / kierownikiem

Możliwe, że właśnie zostałeś menedżerem i masz nowy (a często stary zespół, z którego wyrosłeś). Szukasz porad, jak zabrać się za zarządzanie zespołem, żeby to miało sens i przynosiło efekty. Znasz się na swojej pracy, ale tak na prawdę nigdy nikt nie pokazał Ci jak zarządzać zespołem. Części technik i reguł pewnie się domyślasz inne „ukradłeś” od swoich poprzednich przełożonych. Szukasz jednak kompleksowych porad i chcesz uniknąć błędów swoich poprzednich szefów.

Masz własną firmę i chcesz zarządzać zespołem lepiej

Możliwe, że prowadzisz własną firmę i widzisz, że zespół mógłby pracować znacznie efektywniej. Jesteś zmęczony powtarzającymi się problemami, błędami komunikacyjnymi, niskim zaangażowaniem. Widzisz potencjał z poprawie swoich kompetencji i lada moment w poprawie kompetencji Twojego zespołu pracowników. Pewnie nie raz próbowałeś zmienić sytuację na własną rękę, ale skutki były różne i co najważniejsze niezbyt trwałe.

 

Zarządzanie zespołem, przywództwo, kierowanie zespołem czy leadership ?

Zarządzanie zespołem - przywództwo i lidership
Zarządzanie zespołem, kierowanie zespołem, przywództwo, leadership itp. W Internecie znajdziesz sporo dyskusji na temat różnic i podobieństw w podejściu do zarządzania w zależności od przyjętej definicji.

 

Z reguły w podręcznikach i artykułach wszystko wygląda przejrzyście. Problem pojawia się jednak, jeśli zechcesz te wszystkie metody zaimplementować w swojej pracy. Często te podejścia się od siebie różnią lub skrajanych przypadkach są ze sobą sprzeczne.

 

Piękne opisy nierealnej „podręcznikowej” rzeczywistości zostawmy jednak na boku. W codziennej pracy liczyć będzie się wynik i skuteczność Twoje pracy, a nie to jakie teorie udało Ci się poznać.  Moim zdaniem niezależnie od przyjętej definicji  zarządzanie zespołem pracowniczym to:

Takie prowadzanie, motywowanie i inspirowanie zespołu, aby był zmotywowany, osiągał coraz lepsze wyniki i radził sobie z nadarzającymi się problemami.

 

Żeby to osiągnąć nie musisz posiadać doktoratu z psychologii czy zarządzania. Dobrze jednak, żebyś poznał podstawy tego jak osiągać optymalne efekty, wyrobił w sobie pewne przydatne nawyki i  najważniejsze umiejętności przetestował w bezpiecznych warunkach. (Testowanie nowych narzędzi na swoim zespole może być frustrujące i prowadzić do bardzo złych rezultatów. Ale o tym później).

 

Złe zarządzanie zespołem niszczy wszystkich w firmie

 

Zacznijmy od oczywistego faktu, o którym większość menedżerów stara się zapomnieć.

Nie rodzisz się z umiejętnością zarządzania ludźmi.

 

Zarządzanie zespołem - złe zarządzanie zespołem

 

Może brzmi to bardzo banalnie. Jednak praktyka pokazuje, że w firmach nadal zbyt często menedżerowie zarządzają według zasady: „mi się wydaję”, „mój menedżer, tak zarządzał zespołem jak byłem pracownikiem”, „tak się zarządza w naszej firmie”.

Niestety to bardzo niebezpieczna niebezpieczna metoda dla wszystkich stron tego układu. Tarci przez to firma, pracownicy i sam menedżer, który frustruje się, że ma: „niekompetentny, mało zmotywowany zespół i dlatego nie może osiągać wyników jakich się od niego oczekuje”.

Złe zarządzanie zespołem, a koszty firmy

Złe zarządzanie zespołem pracowniczym wpływa w firmie na wszystko. Od rotacji pracowników i zwiększonych kosztów szkolenia i wdrażania nowych, poprzez takie często niemierzalne elementy jak atmosfera i kultura organizacyjna do opinie o firmie na rynku.

Złe zarządzanie zespołem, a koszty pracowników

Ponadprzeciętne wynagrodzenie to nie wszystko w pracy zawodowej. Jeśli przełożony nie potrafi przewodzić zespołowi, to wcześniej czy później pracownicy zaczną to odczuwać.

Toksyczna atmosfera, konflikty, „kolesiostwo”, brak wsparcia, ciągłe zmiany bez planu i przygotowania, rosnące nadgodziny, kosztowne błędy i w efekcie stres.

Złe zarządzanie zespołem, a koszty dla menedżera

Złe zarządzanie ma też konsekwencje dla Ciebie jako menedżera, który odpowiada za całe to zamieszanie.

Jest tego znacznie więcej, ale wymienię kilka punktów, które najczęściej się powtarzają:

  • Masz zbyt dużo obowiązków i nie wiesz co z tym zrobić
  • Zawalasz terminy realizacji, albo gasisz pożary
  • Twój poziom stresu w pracy rośnie do niebezpiecznych poziomów
  • Widzisz, że zespół jest zdemotywowany i niechętny
  • Wprowadzane przez Ciebie zmiany idą bardzo wolno lub po ciężkich „bojach” wszystko wraca do poprzedniego stanu

 

Przeczytaj też case study:
Złe zarządzanie zespołem – jak zniszczyć firmę w 3 krokach

 

Zarządzanie zespołem co musisz wiedzieć i umieć:

W szkoleniach często mówi się o tak zwanym trójkącie kompetencyjnym czyli:

  • co musisz wiedzieć,
  • co musisz umieć,
  • jaką powinieneś mieć postawę.

Bez powiązania tych trzech elementów możesz zapomnieć o praktycznym wykorzystaniu swoich kompetencji w pracy zawodowej.

Prosty i bardzo często spotykany przykład: Możesz bardzo dużo wiedzieć, czytać sporo książek (co zresztą polecam), ale jeśli nie potrafisz wdrożyć zdobytej wiedzy w codziennej pracy i kłóci się to z Twoimi przekonaniami będziesz oczytanym teoretykiem, który nie generuje rezultatów.

Osobiście znam sporo takich menedżerów. O jakiem modelu i teorii zarządzania byśmy nie rozmawiali – oni już to wiedzą. (I z reguły dodają, że to nie działa). Powiem więcej przez lata sam byłem taką osobą.

Czytałem bardzo dużo książek, brałem udział w kursach i szkoleniach. W teorii wszystko wydawało się bardzo przejrzyste i proste. Problem pojawiał się jednak, kiedy trzeba było to wykorzystać w praktyce. Kiedy zaczynasz konfrontować to co wiesz z rzeczywistością pojawia się takie nieprzyjemne uczucie. Okazuje się, że w praktyce nic nie jest takie jak w książce (albo na szkoleniu) i że nawet jeśli wydawał Ci się, że wiesz, to wprowadzenie tego w życie jest trudne.

 

Zarządzanie zespołem – co musisz WIEDZIEĆ ?

Żeby skutecznie zarządzać zespołem musisz wiedzieć co i dlaczego działa, a co nie. Inaczej będziesz zarządzać zespołem intuicyjnie licząc efekty.

Oczywiście możesz uczyć się na własnych błędach. To jednak długa droga pełna zakrętów, bólu i frustracji. Możesz spróbować na własną rękę czytać artykuły i książki z zarządzania zespołem i przywództwa. To oczywiście dobra droga i zawsze warto się rozwijać.

Na początek potrzebujesz jednak mapy (modelu, struktury) który pomoże Ci zwrócić uwagę na najważniejsze rzeczy, ustalić cel i zrozumieć czego potrzebujesz.

W innym wypadku skończysz czytając losowe artykuły w stylu „10 porad, jak zarządzać zespołem” lub zakopując się literaturze.

Jeśli zarządzasz zespołem dobrze żebyś wiedział:

Szybka lista, startowa, która pozwoli Ci rozpoznać się w sytuacji:

Zarządzanie zespołem – co musisz UMIEĆ ?

Sama wiedza nie wystarczy. Musisz umieć zastosować ją w praktyce. To problem, z którym się zmierzysz czytając książki i ucząc się materiałów w Internecie. Twoim największym zasobem są umiejętności (nie wiedza,  która w obecnych czasach dostępna jest bezpłatnie lub przy drobnej inwestycji).

Jeśli tego co wiesz nie przećwiczysz w bezpiecznych warunkach może okazać się, że teoria rozmija się u Ciebie z praktyką.

Jednym ze sposobów jest skorzystanie z najszybszych sposobów jest skorzystanie ze szkolenia zarządzania zespołem podczas, którego zestawisz teorie i praktykę i przećwiczysz najważniejsze elementy w bezpiecznych warunkach.

Co musisz umieć:

  • Musisz umieć udzielać informacji zwrotnej – to podstawa,
  • Musisz umieć komunikować potrzeby i cele dla zespołu w precyzyjny sposób – to też podstawa,
  • Umieć weryfikować czy ludzie rozumieją cele i zadania,
  • Umieć angażować i motywować zespół w realizacji celów,
  • Umieć radzić sobie z konfliktami i nieporozumieniami,
  • Umieć dobierać właściwe narzędzie do realizacji celów,
  • Dobrze jakbyś umiał uczyć innych.

 

Zarządzanie zespołem, a Twoja POSTAWA

Jeśli masz wiedze i umiejętności, a brakować będzie Ci właściwej pro-aktywnej postawy, to jest spora szansa, że nie wykorzystasz swoich zasobów w pracy z zespołem. Bez właściwej postawy możesz tez być nieznośnym szefem

Tutaj znacznie trudniej zrobić weryfikowalną listę ale nie jest, to niemożliwe:

  • Mieć odpowiednie przekonania związane z zarządzaniem ludźmi
    (Jesteś „poganiaczem niewolników” czy „Ogrodnikiem”, który rozwija swój zespół)
  • Mieć odpowiednie przekonania dotyczące pracy, którą wykonujesz
    (Jesteś częścią zespołu, czy nadzorcą i planistą?)

Zadanie praktyczne dla Ciebie:

Weź kartkę i długopis i wypisz kompetencje, które Twoim zdaniem powinien mieć dobry menedżer.
Najpierw wypisz potrzebną wiedzę, potem umiejętności a później przydatne postawy związane z zarządzaniem zespołem.

 

Jak skutecznie zarządzać zespołem? Przywództwo sytuacyjne

Zarządzanie zespołem - przywództwo sytuacyjneJeśli zapytasz menedżera w jaki sposób zarządzać zespołem jest spora szansa że odpowie Ci na jeden z dwóch sposobów:

Autorytarnie – ludzi trzeba kierować, trzymać twardą ręką.
W tej wersji szef narzuca, pilnuje i rozlicza swój zespół.

Lub

Demokratycznie – czyli szef zachęca do współdecydowania, zachęca do dyskusji, do rozwoju i brania odpowiedzialności zamiast np. ją narzucać.

Między twardymi zwolennikami tych dwóch podejść nadal toczy się spór, która forma zarządzania jest skuteczniejsza. My jednak zostawimy te dyskusje na boku i przyjrzymy się pewnemu bardzo praktycznemu modelowi.

W 1968 roku Paul Hersey i Kenneth Blanchard zaprezentowali koncepcję tzw. przywództwa sytuacyjnego, które w skrócie polega na mieszaniu podejścia autorytarnego i demokratycznego w zależności od potrzeb pracowników i oraz sytuacji w jakiej się znajdziemy.


Etapu rozwoju pracownika

Przywództwo sytuacyjne - 4 poziomy rozwoju

Zgodnie z założeniami przywództwa sytuacyjnego pracownicy przechodzą przez 4 etapy rozwoju:

1 . Entuzjastyczny lub Ostrożny Nowicjusz – R1

To debiutant, nowo zatrudniony pracownik lub osoba bez doświadczenia na stanowisku. W zależności od wersji „jaką dostaniesz” będzie bardzo ostrożny, często przerażony, albo bardzo entuzjastyczny, choć bywa nierozsądny i przeszacowuje swoje możliwości.

  1. Rozczarowany Adept – R2

To pracownik, który już zna swoje miejsce w zespole. Ma już za sobą jakieś doświadczenie, ale traci motywację. Twierdzi, że pewnych rzeczy nie da się zrobić lub zmienić. Dostrzega coraz więcej ograniczeń.

  1. Kompetentny Praktyk – R3

To osoba, której możesz powierzyć spore części projektu do samodzielnego wykonania. W pewnych obszarach pracownik może już wiedzieć i umieć więcej niż Ty. Może jednak nie widzieć pełnego obrazu sytuacji i ma skoki motywacyjne. Może też przeceniać swoje możliwości. Zdarza się też, że pracownik czuje, że już „wyrósł” z roli i będzie przychylniej patrzył na inne propozycje pracy.

  1. Samodzielny Ekspert – R4

To osoba z doświadczeniem na danym stanowisku, która radzi sobie w pełni samodzielnie. Często sama poszukuje problemów do rozwiązywania i samodzielnie zarządza swoją pracą.

 

Style zarządzania

Przywództwo sytuacyjne - Style ZarządzaniaMenedżer powinien więc w zależności od FAZY ROZWOJU pracownika oraz SYTUACJI dopasować jeden z 4 styli zarządzania:

  • Styl Dyrektywny – czyli taki, w którym prowadzisz pracownika za rękę. Mówisz co i jak ma robić i często sprawdzasz efekty.
  • Styl Trenerski – czyli taki, w którym kładziesz nacisk, aby pracownik uczył się jak najwięcej. To czas uczenia się na błędach, aktywowania pracownika i przekraczania jego możliwości.
  • Styl Wspierający – Twój pracownik potrafi już wykonać sporą część czynności, wie co i jak zrobić, aby osiągnąć efekty. Może mieć jedna spadki motywacji. Twoje zadanie to motywacja i wspieranie, go gdy coś nie wychodzi.
  • Styl Delegujący – to etap, do którego dążymy z zespołem. Rolą szefa jest narzucać kierunek i obserwować z dystansu jak się sprawy mają. Pracownicy często lepiej niż szef potrafią wykonywać swoje obowiązki.

 

Przywództwo sytuacyjne - wykorzystywanie styliFirma Blanchard Training and Development przeprowadziła badania na grupie menedżerów, które pokazały, że bez odpowiedniego treningu:

  • zaledwie 1% szefów potrafi zastosować wszystkie cztery style kierowania,
  • tylko 11% kierowników jest wystarczająco elastycznych, aby zastosować trzy style,
  • 34% menedżerów korzysta z dwóch stylów zarządzania,
  • aż 54% przełożonych kieruje podwładnymi zawsze w ten sam sposób, sięgając nieustannie tylko po jeden styl kierowania.

 

Case study: Złe zarządzanie zespołem – jak zniszczyć firmę w 3 krokach

Najpierw przeczytaj artykuł artykuł z opisem case study: Złe zarządzanie zespołem – jak w zniszczyć firmę w 3 krokach

Jedną z przyczyn problemów Marka z naszego case study, było zarządzanie swoim zespołem złożonym z R3 i R4 niedopasowanym do tej grupy Stylem Dyrektywnym. Do tego doszły źle przygotowane mechanizmy zmiany roli w zespole (lub po prostu ich brak).

Marek wyrósł z zespołu, którym miał teraz zarządzać. To zawsze trudna sytuacja dla kierownika, jak i dla zespołu. Menedżer i zespół muszą na nowo zdefiniować zasady współpracy i ustanowić granice pomiędzy koleżeństwem, a pracą. Często trzeba też rozbroić konflikty i animozje z poprzedniego etapu i zrobić tzw. „nowe otwarcie”.

Tyle jeśli chodzi, o teorię Przywództwa Sytuacyjnego. Możesz teraz małymi krokami zmienić swoje podejście do zespołu i zacząć stosować model w swojej pracy.

 

Chcesz wykorzystać przywództwo sytuacyjne w praktyce?

Prawdopodobnie przyjdzie Ci zmierzyć się z kilkoma problemami:
1. Czy dobierać styl zarządzania do pracownika, do sytuacji czy do mieszanki tych dwóch elementów?
2. Jak określić kto potrzebuje jakiego stylu zarządzania?
3. Jak rozsądnie rozdzielić zadani i nie pogubić się w swoich założeniach co do styli, którymi mam zarządzać
4. Jak zacząć skutecznie?

 

 

Motywowanie zespołu do pracy – czyli metoda kija i marchewki nie działa nawet na króliki

Zarządzanie zespołem - motywowanie zespołu
Żeby poważnie myśleć o motywowaniu pracowników nie wystarczy tylko grozić sankcjami za niewykonane zdania i wręczać premie za przekroczenie planów.

Jako menedżer masz do dyspozycji sporo narzędzi motywacyjnych, nawet jeśli nie dysponujesz budżetem na premie i nagrody.

Case: Nie mam budżetu na motywowanie pracowników

Motywacja finansowa, niezależnie od wyników badań „Amerykańskich naukowców” jest ważna w życiu każdego z nas.

To jednak nie oznacza, że bez budżetu nie mamy żadnych szans na jej poprawę.

Dla jednych ważna będzie współpraca w zespole, dla innych perspektywa rozwoju lub praca nad ciekawymi i ambitnymi zadaniami.

Niezależnie jednak od finansów większość doceni atmosferę i kulturę pracy. A to zależy w znacznym stopniu od Ciebie.

Jeśli sytuacja Twoich pracowników nie jest tragiczna (czyli nie pracują za pensje znacznie poniżej średniej na rynku/branży) jest spora szansa, że budując zaangażowanie i rozwijając pracowników uda Ci się utrzymać ich motywację oraz chęć współpracy nawet jeśli ogólna atmosfera w firmie nie jest na najwyższym poziomie.

Co więcej zmotywowany zespół może być impulsem do szerszych zmian w firmie.

Sprawdź jakie elementy mogą mieć wpływa na motywację pracowników i chęć współpracy w zespole.

 

Zarządzanie zespołem – modele motywacji

Temat motywacji i motywowania zespołu to spory zestaw wiedzy i umiejętności. Muszę Cię jednak zmartwić, jeśli szukasz praktycznych informacji na temat modeli motywacji w tradycyjnej literaturze możesz się zawieść. Większość podręczników wymienia trzy modele:

  • Model tradycyjny
  • Model stosunków współdziałania
  • Model zasobów ludzkich

Moja rada: trzymaj się od tych modeli z daleka. Na 90% nie przyda Ci się w pracy, a same teorie są w większości mocne zakurzone i w wielu miejscach nieaktualne lub sprzeczne z nowszymi badaniami.

 

13 czynników,  które motywują ludzi do pracy:

  1. Władza – czyli posiadania zespołu np. projektowego, możliwość wskazywania innym kierunków
  2. Ciekawość – możliwość testowania i zagłębiania się w temat, który nas ciekawi.
  3. Wolność – czyli możliwość decydowania o tym jak będę wykonywał swoją, które projekty będę realizował,  czasem gdzie będę pracował (np. home-office, inne biura firmy itp. ), w jakich godzinach (możliwość pracy w innych niż 08:00-16:00. Część firm pozwala pracownikom rozpocząć od 06:00 do 10:00 i przepracować 8 godzin)
  4. Wynagrodzenie – ile dostanę za swoją pracę, czy to będzie uzależnione od wyników czy jako stała część, czy zarobię więcej niż inni w pracy czy mnie itp.
  5. Osiąganie celów – jasno sprecyzowane cele i kryteria ich osiągnięcia
  6. Uznanie – nagrody, wyróżnienia, pochwała od przełożonego i wyższych władz ww firmie. 
  7. Porządek – praca w uporządkowany, często powtarzalny sposób
  8. Akceptacja innych – czyli chęć dostania się do jakiegoś środowiska np. zawodowego i chęć akceptacji przez znaczących członków tego środowiska
  9. Rozwój osobisty – możliwość rozwoju swoich kompetencji, często niekonicznie związanych z samym rozwojem zawodowym
  10. Rozwój zawodowy – czyli chęć rozwoju się w ramach ścieżki kariery, możliwość podnoszenia kompetencji zawodowych, awansu.
  11. Bezpieczeństwo – świadomość, że moja pozycja i stanowisko w firmie jest niezagrożone.
  12. Work-life balance – czyli taka praca, która pozwoli na realizowanie swoich życiowych celów i marzeń.
  13. Relacje – czyli firma to grupa przyjaciół, z którymi lubię spędzać czas. Mój szef to również mój kolega, pracując w zespole czujemy się w nim dobrze i uczymy się od siebie nawzajem.

Pytania ramowe:

  • Które 3 czynniki Ciebie najbardziej motywują do pracy?
  • Czy Twój zespół uważa tak samo, czy jednak dla każdego z nich ważne jest coś innego?
  • Skąd to wiesz? Rozmawiałeś kiedyś o tym z członkami Twojego zespołu?
  • Czy wiesz jak przeprowadzić taką rozmowę i kiedy ?

 

 

LISTA KONTROLNA

Przykład z firmy: Jak jedną decyzją zabić motywację doświadczonych pracowników

Marzena jest menedżerem odpowiedzialnym za obszar czystości w dużym sieciowym hotelu i zarządza około 30 osobowym zespołem.
4 kierownikami oraz 26 pracownikami etatowymi.

Przez lata pensje pracowników rosły w znacznie niższym tempie niż średnie rynkowa. Pracownicy z długim stażem pracy ze korzystając z dobrej koniunktury oraz rosnącej rozwijającej się branży odchodzili do konkurencji.

Marzena chcąc ratować sytuację wynegocjowała z przełożonymi budżet na premie i podwyżki. Zarząd dał jej wolną rękę w decyzji. Chyba niesłusznie.

Z obserwacji Marzeny coraz trudnij było pozyskać nowych pracowników (niekonkurencyjne wynagrodzenie). Pracownicy z długim stażem pracy co prawda też zgłaszali uwagi co do poziomów zarobków, ale przyzwyczajeni przez lata sytuacją nie protestowali wystarczająco efektywnie.

Dodatkowo Marzena wiedziała (albo raczej przeczuwała, bo nie było tu żadnego narzędzia), że pracownicy są zżyci z firmą. Będą więc mniej skłonni do ryzyka zmiany pracy.

Marzena przekalkulowała swoje szanse i podjęła szybką decyzję.

W uproszeniu:

  • 500 zł podwyżki dla nowych pracowników i ludzi z najniższym stażem
  •  200 zł podwyżki dla pracowników z 7-10 letnim stażem.

W efekcie pracownicy z długim stażem (7-10 i więcej lat) po zmianach zarabiali średnio o 200 zł więcej niż nowo przyjęci. To był początek głębszych problemów.

Pytania ramowe:

  •  Jak myślisz jak pracownicy zareagowali na podwyżkę?
  • Jak odebrałbyś podwyżkę mając długi staż w firmie, a jak gdybyś pracował tylko kilka miesięcy?
  • Co można było zrobić inaczej?

Delegowanie zadań

Zarządzanie zespołem - delegowanie zadań
Menedżerowie to często ludzie ambitni, którzy osiągnęli to co mają teraz ciężką pracą i dbałością o jakość. Jednak to co się sprawdzało na stanowiskach specjalistycznych czy samodzielnych będzie przekleństwem na stanowisku, w którym musisz kierować również pracą innych ludzi.

Obawa przed tym, że inni zrobią inaczej niż sobie wyobrażam lub co gorsze gorzej niż ja – to powszechna pułapka. Zaczyna się niewinnie – delegujesz drobne zadanie i nie otrzymujesz przyzwoitej jakości w odpowiednim terminie. Stwierdzasz, że Twój pracownik tego nie potrafi wykonać tego zadania tak jak tego oczekujesz, że sam robisz to lepiej i szybciej.

W ten sposób krzywdzisz dwie osoby w zespole:

  • Twojego pracownika bo nie pozwalasz mu się uczyć (nawet jeśli tego nie chce)
  • Siebie bo wykonujesz pracę, która często nie należy do Ciebie i przez to nie wyrabiasz się z zadaniami, które do Ciebie należą

W skrajnych sytuacjach Ty, jako menedżer jesteś „dobrą ciocią” dla wszystkich w zespole, podejmujesz wszystkie decyzje, ponosisz ryzyko i przyjmujesz na siebie niezadowolenie zespołu. W tym czasie Twój zespół nie musi pracować wydajnie i się nie rozwija.

Zły menedżer deleguje tylko te zadania, które zabierają mu czas i nie lubi ich wykonywać.


 Co deleguje dobry menedżer?

  • Powtarzalne zadania poniżej jego kompetencji – w każdej pracy jest takich zadań sporo. Wszystko to co zabiera Ci czas i wysysa energię możesz i często powinieneś delegować. Sprawdź sam, które to zadania.
  • Zadania nie wymagające zasobów menedżera – czyli wszystkie zadania i projekty, które nie są krytyczne dla działania działu i organizacji, ale z różnych powodów potrzebne np. z powodów polityki, wsparcia procesów itp.
  • Zadania, które rozwijają pracownika –  czyli takie zadania, które możesz, a czasem nawet powinieneś wykonać osobiście, ale przekazanie ich pracownikowi rozwinie jego kompetencje i będzie stanowiło pozytywne wyzwanie. Delegując ten rodzaj zadań, często będzie to wymagać od Ciebie więcej czasu i energii niż wtedy, gdy zrobiłbyś to osobiście. Nie to jest w tym obszarze celem.

Błędy w delegowaniu zadań:

Delegowanie zadania bez celu i ram

To bardzo powszechny błąd podczas delegowania zadań. Przekazujesz zadanie, bo chcesz zrzucić go ze swoich barków, ale nie określasz stanu docelowego i ram jakościowych dla zadania.

Jednym słowem przerzucasz na pracownika zadanie, które Ci ciąży. Z reguły menedżerowie popełniają ten błąd bo chcą zaoszczędzić trochę czasu – w konsekwencji z reguły tracą go więcej – na dyskusje, poprawki. Przy okazji narażają się też na dodatkowy stres, a czasem nerwy.

Przykład:

„Kasiu napisz proszę artykuł o naszym nowym produkcie na stronę internetową”. Miałeś w głowie cel jaki ma spełniać artykuł. Zależało Ci na wsparciu kampanii marketingowej. Pisaliście już podobne artykuły z zespołem. Po prostu zapomniałeś o tym wspomnieć. Kasia przecież powinna to wiedzieć. Nie powinna.

Delegowanie zadań bez terminu realizacji

Zadanie bez umiejscowienia w czasie nie jest prawdziwym zadanie. Nie chodzi wcale, o to żeby z góry narzucać mordercze deadliny na pracowników. Ważne jednak, żeby określić ramy kiedy coś powinno zostać wykonane lub kiedy spotkacie się z pracownikiem, żeby omówić postępy pracy. Co ważne, jak już wyznaczysz zadanie i termin, to go pilnuj i przykładaj do tego uwagę.

Oczywiście życie weryfikuje założenia i może się okazać, że wstępnie ustalone terminy ze względu na okoliczności musza zostać zmienione. Możliwe, że w trakcie zmieniły się tez priorytety. Nie ma w tym nic złego, ważne żebyś komunikował to pracownikom i na bieżąco nadzorował zadania.

Przykład:

Prosisz pracownika o przygotowanie kosztorysu oprogramowania, które potrzebne będzie w większym projekcie, które realizujesz. Ustaliliście zapotrzebowanie i cele jakościowe. „Zapomniałeś” jednak podać datę spotkania weryfikującego. Założyłeś po prostu, że skoro „wszyscy” wiedzą, że projekt rozpoczyna się w maju to przed jego rozpoczęciem wszystko musi być gotowe. Myliłeś się.


Delegowanie zadań bez nadania uprawnień

Przekazujesz zadanie lub projekt do wykonania pracownikowi i zapominasz nadać pracownikowi uprawnienia np. do dostępu do danych. W konsekwencji rodzi się chaos i wszyscy tracą motywację.

Przykład:

Przekazałeś Michałowi, żeby do 16 września przygotował dla Ciebie raport z wskaźnikami wykonania prac we wspólnym projekcie. Wskaźniki dotyczyły wykonania prac przez niego i pozostałych członków zespołu. Zapomniałeś jednak poinformować Dział IT, że Michał będzie potrzebował dostępu do danych. Nie „wspomniałeś” też reszcie zespoły, że Michał może „wymagać” od nich dostarczenia części danych i to jest Twoje polecenie.

 

Jak radzić sobie z konfliktami w zespole ?

Zarządzanie zespołem - radzenie sobie z konfliktem

Możemy opowiadać sobie piękne historie o zgodzie w zespole i budowaniu chęci współpracy. Jednak wszędzie tam, gdzie ludzie spotykają się, żeby osiągnąć jakiś cel pojawiają się różnice zdań i charakterów, walka o wpływy, kłótnie i konflikty.

Zła metoda nr. 1: Zablokuj możliwoś „odwentylowania”

Nie bądź jednym z tych szefów, którzy duszą konflikty w zarodku i nie pozwalają ludziom na „od-wentylowanie emocji”. Jak to wygląda? Za każdym razem, jak pojawia się jakakolwiek różnica zdań czy przejaw indywidualizmu pojawia się szef i ustawia wszystko do porządku.

Zła metoda nr.2: Zamiataj problemy pod dywan

Druga technika, czyli zamiatanie problemów pod dywan. Takie zblokowanie emocji i złej atmosfery odwdzięczy Ci się w najmniej oczekiwanym momencie, kiedy zespół powinien pracować na pełnych obrotach i mierzyć się z wyzwaniami.

Jeśli tak jak ja masz okazję odwiedzać różne zespoły w firmach. Jesteś pewnie wyczulony na specyficzny rodzaj atmosfery, którą buduje się przez duszenie prawdziwych emocji i postaw.

Rozpoznasz ją po tym, że na pierwszy rzut oka wszyscy są uprzejmi, mówią „proszę” i „dziękuję”, uśmiechają  się do siebie i rozmawiają o pracy.  Czuć jednak w powietrzu pewną aurę napięcia i nieszczerości. Jeśli spotkałeś się z taką sytuacją dobrze wiesz o czym piszę.

Z drugiej strony nie czekaj aż konflikty w zespole i drobne  kłótnie z pracownikami zaczną eskalować. Ludzi rzadko maja aż taki wgląd w swoje emocje i zachowania, aby spojrzeć na nie z dystansem. Często kłótnie i konlikty wybuchają z błahych powodów. Nie rozwiązane, obrastają i puchną, żeby wybuchnąć.  Pomóż ludziom w rozwiązywaniu konfliktów i naucz ich komunikować się poprawnie.

 

Narzędzie do komunikacji:

– FUKO lub SBI do udzielania informacji zwrotnej

– Komunikat JA do codziennej rozmowy

– Elementy komunikatów asertywnych

 

Zarządzanie zespołem – podsumowanie

Jeśli masz sporo elementów wspierających Twoje kompetencje zarządzania zespołem jest szansa, że jesteś lub będziesz dobrym szefem, a Twój zespół będzie pracował efektywnie.

Jest też spora szansa, że stworzycie w firmie przestrzeń, w której będzie się wszystkim dobrze pracowało i z chęcią będziecie przychodzić do pracy. Nie wiem, jak dla Ciebie, ale dla mnie poza satysfakcją finansową z pracy, równie ważna jest atmosfera i ludzie z którymi pracuję. W końcu spędzam z nimi 8 a często więcej godzin prawię każdego dnia.


Uwaga:
Często w większych firmach mimo „złej” atmosfery w całej organizacji  da się stworzyć skuteczny zespół na poziomie jednego działu.
Zespół, który jest prowadzony w ten sposób szybko zaczyna wyróżniać się na tle pozostałych np. mniejszą rotacją pracowników, lepszymi wynikami, pozytywną postawą itp.

Skuteczne zarządzanie zespołem, to spora dawka wymiany myśli i idei,  codziennej wzajemnej motywacji do osiągania wyników i wspólnego pokonywania nowych problemów. Zgrany zespół potrafi może się od siebie bardzo dużo nauczyć i rozwinąć w bardzo szybkim tempie. I tego Ci życzę.

Jeśli jednak odpowiadasz za zespół, który „źle prowadzisz”, robisz to nieumiejętnie czekają Cię ciężkie chwile i przeplatanie frustracji, stresu, poczucia zagrożenia.

W Twoim zespole będą wybuchały konflikty, ludzi będą mówili o Tobie niemiłe (często prawdziwe rzeczy) za Twoimi plecami, a twój wizerunek w firmie będzie cierpiał. Niestety w skrajnych  (wcale nie tak rzadkich) przypadkach po jakimś możesz przez to zostać zwolniony, przeniesiony lub zdegradowany.


W skrócie oznacza to, że od tego jak poradzisz sobie z zarządzaniem zespołem może zależeć Twoja kariera – niezależnie od tego czy tego chcesz czy nie.